Ein Lebenslauf-Parser, ein Terminplaner, ein Ranking-Modell und ein Videoanalyse-Tool können alle als „KI im Recruiting“ verkauft werden. Rechtlich sind das trotzdem vier verschiedene Fälle. Die KI-Verordnung stuft nicht die ganze HR-Branche als hochriskant ein. Sie schaut auf das KI-System, seinen vorgesehenen Verwendungszweck und seinen Einfluss auf Menschen.
Für Recruiting führt der wichtigste Weg über Art. 6 Abs. 2 in Verbindung mit Anhang III Nr. 4. Danach folgt eine eigene Ausnahmeprüfung nach Art. 6 Abs. 3. Erst wenn diese Schritte sauber getrennt sind, lässt sich beurteilen, welche Hochrisiko-Pflichten greifen und ab wann.
Die Schnellprüfung in drei Fragen
| Frage | Wenn ja | Wenn nein |
|---|---|---|
| Ist das Werkzeug überhaupt ein KI-System nach Art. 3 Nr. 1? | Verwendungszweck prüfen | Keine Hochrisiko-Einstufung nach Art. 6; anderes Recht kann trotzdem gelten |
| Gehört der vorgesehene Einsatz zu Anhang III Nr. 4? | Grundsätzlich Hochrisiko-KI nach Art. 6 Abs. 2 | Nicht über den Recruiting-Tatbestand hochriskant |
| Sind die engen Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 3 erfüllt? | Ausnahme möglich, aber dokumentations- und registrierungspflichtig | Hochrisiko-Einstufung bleibt bestehen |
Schon die erste Frage verhindert Fehlalarme: Eine starre Datenbankabfrage oder eine gewöhnliche Kalenderfunktion wird nicht allein durch das Etikett „AI powered“ zum KI-System. Umgekehrt kann ein System unter Anhang III fallen, obwohl es nur Empfehlungen ausgibt und ein Mensch formal die letzte Entscheidung trifft.
Was Anhang III Nr. 4 im Recruiting erfasst
Anhang III Nr. 4 trägt die Überschrift „Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit“. Für klassische Recruiting-Prozesse ist vor allem Buchstabe a wichtig. Er nennt KI-Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen bestimmt sind, insbesondere um
- gezielte Stellenanzeigen zu platzieren,
- Bewerbungen zu analysieren oder zu filtern,
- oder Kandidatinnen und Kandidaten zu bewerten.
Das umfasst nicht nur vollautomatische Absagen. Auch ein System, das Lebensläufe bewertet, Bewerbende sortiert oder eine Auswahlempfehlung erzeugt, kann das Ergebnis wesentlich beeinflussen. Ob die Personalabteilung danach noch auf „Bestätigen“ klickt, ändert den vorgesehenen Zweck des Systems nicht.
Buchstabe b reicht über die Einstellung hinaus. Er erfasst KI-Systeme, die für Entscheidungen bestimmt sind, welche Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses, Beförderung oder Kündigung betreffen. Ebenfalls genannt sind die Zuweisung von Aufgaben anhand individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale sowie die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten in solchen Arbeitsverhältnissen.
| Typischer Einsatz | Erste Einordnung |
|---|---|
| KI filtert Bewerbungen anhand von Qualifikationen | von Anhang III Nr. 4 a ausdrücklich erfasst |
| KI erstellt ein Ranking für die Shortlist | regelmäßig Auswahl oder Bewertung von Bewerbenden |
| System spielt Stellenanzeigen gezielt an bestimmte Personen aus | von Nr. 4 a ausdrücklich genannt |
| Kalender findet freie Interviewtermine | regelmäßig nur Verwaltung; Zweck und Einfluss trotzdem prüfen |
| Schreibassistent verbessert eine bereits formulierte Stellenanzeige | nicht allein dadurch Recruiting-Hochrisiko-KI |
| KI überwacht Beschäftigte und bewertet ihre Leistung | kann unter Anhang III Nr. 4 b fallen |
| Tool verteilt Aufgaben anhand von Verhalten oder persönlichen Merkmalen | kann unter Anhang III Nr. 4 b fallen |
Die Tabelle ist eine Orientierung, keine Produktfreigabe. Maßgeblich sind Funktionsumfang, Herstellerangaben, tatsächliche Konfiguration und der festgelegte Verwendungszweck. Ein vermeintlicher Terminplaner kann etwa zusätzlich Kandidaten priorisieren; ein breites HR-Paket kann mehrere rechtlich getrennte KI-Systeme enthalten.
Die Ausnahme nach Artikel 6 Absatz 3
Ein in Anhang III genannter Einsatz ist nicht ausnahmslos hochriskant. Art. 6 Abs. 3 eröffnet einen engen Korridor für Systeme, die kein erhebliches Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte natürlicher Personen darstellen. Dazu gehört insbesondere, dass das System das Ergebnis einer Entscheidung nicht wesentlich beeinflusst.
Diese Grundvoraussetzung genügt nicht allein. Zusätzlich muss mindestens eine der vier gesetzlichen Fallgruppen erfüllt sein. Das System ist dazu bestimmt,
- eine enge verfahrenstechnische Aufgabe auszuführen,
- das Ergebnis einer bereits abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit zu verbessern,
- Entscheidungsmuster oder Abweichungen von früheren Entscheidungsmustern zu erkennen, ohne die zuvor abgeschlossene menschliche Bewertung ohne angemessene menschliche Prüfung zu ersetzen oder zu beeinflussen,
- oder eine vorbereitende Aufgabe für eine in Anhang III genannte Bewertung auszuführen.
Für Recruiting ist vor allem die Grenze zwischen Vorbereitung und Einfluss entscheidend. Das Übertragen von Kontaktdaten in ein Bewerbermanagementsystem kann eine vorbereitende Aufgabe sein. Ein Score, der Kandidatinnen und Kandidaten sortiert, eine Empfehlung für die Shortlist abgibt oder Bewerbungen automatisch aussortiert, wirkt dagegen gerade auf die Auswahl ein.
Auch „Human in the loop“ ist kein Freifahrtschein. Menschliche Beteiligung kann für die Risikobewertung und später für die Aufsicht wichtig sein. Sie beseitigt aber weder den Auswahlzweck noch automatisch den wesentlichen Einfluss eines Rankings oder Scores.
Eine harte Grenze setzt der letzte Unterabsatz des Art. 6 Abs. 3: Nimmt das System Profiling natürlicher Personen vor, bleibt es in diesem Prüfpfad immer hochriskant. Anbieter, die sich auf die Ausnahme berufen, müssen ihre Bewertung vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme dokumentieren, das System nach Art. 49 Abs. 2 registrieren und die Dokumentation der zuständigen Behörde auf Anfrage vorlegen Art. 6 Abs. 4.
Anbieter oder Betreiber: Wer muss die Prüfung machen?
Die KI-Verordnung verteilt Pflichten nach Rollen. Wer ein Recruiting-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, ist regelmäßig Anbieter. Ein Unternehmen, das ein fremdes System in eigener Verantwortung für Bewerbungen oder Beschäftigte nutzt, ist regelmäßig Betreiber.
| Rolle | Wichtige Aufgabe bei Recruiting-KI |
|---|---|
| Anbieter | vorgesehenen Zweck festlegen, Hochrisiko-Einstufung durchführen, eine Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3 dokumentieren und gegebenenfalls die Anbieterpflichten erfüllen |
| Betreiber beziehungsweise Arbeitgeber | System nur nach Anleitung und für den vorgesehenen Zweck einsetzen, menschliche Aufsicht organisieren, Eingabedaten im eigenen Einflussbereich angemessen halten und den Betrieb überwachen |
| Arbeitgeber als Betreiber eines Arbeitsplatzsystems | Beschäftigtenvertretungen und betroffene Beschäftigte vor dem Einsatz eines Hochrisiko-Systems nach Art. 26 Abs. 7 informieren |
Ein Unternehmen kann durch Änderungen am System oder am vorgesehenen Zweck selbst in die Anbieterrolle rutschen. Deshalb reicht es nicht, sich allein auf die Produktbeschreibung des Dienstleisters zu verlassen. Konfiguration, eigene Erweiterungen und der konkrete Einsatzpfad gehören in die Bestandsaufnahme.
Was die Hochrisiko-Einstufung praktisch auslöst
Für Hochrisiko-KI verlangt Kapitel III nicht bloß einen Hinweis im Bewerbungsportal. Zu den Systemanforderungen gehören unter anderem
- ein fortlaufendes Risikomanagement Art. 9,
- Anforderungen an Daten und Daten-Governance Art. 10,
- technische Dokumentation und Protokollierung Art. 11–12,
- Transparenz gegenüber Betreibern und wirksame menschliche Aufsicht Art. 13–14,
- sowie Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit Art. 15.
Hinzu kommen rollenbezogene Pflichten für Anbieter und Betreiber. Welche davon im konkreten Aufbau gelten, hängt unter anderem davon ab, wer das System bereitstellt, verändert und nutzt. Ein KI-Hinweis ist deshalb kein Ersatz für eine Hochrisiko-Konformitätsprüfung.
Die Fristen nach dem Digital Omnibus
Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat die Geltung der zentralen Hochrisiko-Regeln verschoben. Für die Recruiting-Route ist der erste Termin entscheidend:
| Datum | Geltungsbereich |
|---|---|
| 2. Dezember 2027 | Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 für Hochrisiko-Systeme nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III; Art. 6 Abs. 5 ist ausgenommen |
| 2. August 2028 | dieselben Abschnitte für die gesonderte Produktrechtsroute nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I |
Gewöhnliche Recruiting-Software fällt nicht deshalb unter den späteren Termin, weil sie auf einem regulierten Computer läuft oder in ein größeres HR-Produkt eingebaut ist. Die Produktrechtsroute verlangt, dass das KI-System selbst ein erfasstes Produkt oder dessen Sicherheitsbauteil ist und das Produkt nach dem einschlägigen Unionsrecht eine Konformitätsbewertung durch Dritte durchlaufen muss. Für Auswahl- und Bewertungssoftware ist regelmäßig der Einsatzweg über Anhang III Nr. 4 zu prüfen — und damit grundsätzlich der 2. Dezember 2027.
Was für ältere Systeme gilt
Art. 111 Abs. 2 enthält daneben eine begrenzte Altbestandsregel. Für Hochrisiko-Systeme, die vor dem jeweiligen Geltungsbeginn des Kapitels III bereits in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, greifen die betreffenden Regeln grundsätzlich nur, wenn diese Systeme ab diesem Termin erheblich in ihrer Konzeption geändert werden.
Erwägungsgrund 39 des Digital Omnibus stellt für Typ und Modell auf die erste rechtmäßige Einheit im Unionsmarkt ab. Weitere Einheiten desselben Typs und Modells können von der Regel erfasst sein, solange die Konzeption unverändert bleibt. Das ist kein pauschaler Bestandsschutz für jede neue Version: Eine erhebliche Änderung nach dem Stichtag löst die Hochrisiko-Pflichten aus. Für Hochrisiko-Systeme, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden sollen, müssen Anbieter und Betreiber unabhängig davon spätestens bis 2. August 2030 die notwendigen Schritte zur Einhaltung treffen.
Diese Altbestandsregel verschiebt weder Art. 50 noch andere anwendbare Vorschriften. Sie beantwortet nur, wann die Hochrisiko-Regeln der KI-Verordnung auf ein bestehendes System anzuwenden sind.
Artikel 50 getrennt prüfen
Hochrisiko und Transparenz sind zwei eigenständige Prüfschienen. Art. 50 gilt seit dem 2. August 2026 und kann ein Recruiting-System zusätzlich oder unabhängig von Anhang III treffen.
| Funktion im Recruiting | Mögliche Art.-50-Frage |
|---|---|
| Karriere-Chatbot spricht direkt mit Bewerbenden | Anbieterpflicht zur Information über die KI-Interaktion nach Abs. 1 |
| System erzeugt synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textausgaben | maschinenlesbare Anbieterkennzeichnung nach Abs. 2 unter dessen Voraussetzungen und Ausnahmen |
| rechtmäßig eingesetzte Emotionserkennung | Betreiberinformation nach Abs. 3; das grundsätzliche Verbot am Arbeitsplatz bleibt vorrangig zu prüfen |
| synthetisches Recruiting-Video erfüllt die Deepfake-Definition | sichtbare Betreiber-Offenlegung nach Abs. 4 kann hinzukommen |
Die Folgen sind verschieden: Art. 50 verlangt in bestimmten Situationen Information, technische Markierung oder sichtbare Offenlegung. Das Hochrisiko-Regime verlangt ein umfassenderes System aus Risikomanagement, Dokumentation, Aufsicht und weiteren Kontrollen. Ein Recruiting-Tool kann unter beide Regelungsbereiche fallen, nur unter einen oder unter keinen der beiden.
Praxis-Check für dein HR-Tool
Gehe für jedes KI-Feature einzeln vor:
- System abgrenzen: Welche Funktion erzeugt welchen Output und trifft oder unterstützt welche Entscheidung?
- KI-Eigenschaft prüfen: Liegt ein KI-System nach Art. 3 Nr. 1 vor oder nur eine gewöhnliche Softwarefunktion?
- Vorgesehenen Zweck festhalten: Dient das System Einstellung, Auswahl, gezielter Stellenwerbung, Bewerbungsanalyse, Kandidatenbewertung oder einem Einsatz nach Anhang III Nr. 4 b?
- Einfluss bestimmen: Ändert ein Score, Ranking, Filter oder eine Empfehlung realistisch das Entscheidungsergebnis?
- Art. 6 Abs. 3 vollständig prüfen: Kein erhebliches Risiko, keine wesentliche Entscheidungsbeeinflussung, mindestens eine gesetzliche Fallgruppe und kein Profiling.
- Rolle und Nachweise zuordnen: Wer ist Anbieter, wer Betreiber, wer dokumentiert die Einstufung und wer organisiert die menschliche Aufsicht?
- Stichtag festhalten: Neues Anhang-III-System, unveränderter Altbestand oder erhebliche Änderung ab dem 2. Dezember 2027?
- Art. 5 und Art. 50 separat prüfen: Verbot, Hochrisiko-Einstufung und Transparenz dürfen nicht miteinander verrechnet werden.
Die Übersicht der Risikoklassen ordnet diesen Prüfpfad in das Gesamtmodell ein. Die aktuellen Terminänderungen sind auf der Seite zum Digital Omnibus dokumentiert; die Transparenzschiene erklärt der Walkthrough zu Artikel 50.
Diese Übersicht hilft bei der ersten Einordnung, ersetzt aber keine Prüfung des konkreten Systems, seiner Dokumentation und seines tatsächlichen Einsatzes. Sie ist keine Rechtsberatung.
